Auditoria

Em um mercado global cada vez mais competitivo, reduzir custos é condição para que empresas atinjam seus objetivos comerciais e se desenvolvam de maneira sustentável. Esta demanda é crescente no setor de viagens e eventos corporativos, que já figura na lista das maiores despesas de uma corporação.Para atender empresas que desejam ter uma verdadeira radiografia dos processos e custos desta área, a CTS Brasil oferece o serviço de revisão técnica, semelhante a uma auditoria, a qual é realizada por profissionais devidamente certificados internacionalmente. O resultado do projetos realizados retorna em média 12,6% de Recuperação / Economia.
Durante a revisão técnica, a CTS Brasil analisa rigorosamente e de forma independente todos os documentos e sistemas referentes a viagens e eventos corporativos para detectar possíveis inconsistências de planejamento e execução e, principalmente, perda de recursos financeiros.

Premissas da revisão técnica:

Suficiência: A evidência deve ser compreensível a pessoas leigas, permitindo-as chegar às mesmas conclusões do revisor técnico.

Validade: Deve dar credibilidade e suporte à conclusão do revisor técnico.

Relevância: Deve ter relação com os objetivos da revisão técnica.

Objetividade: Deve ser objetiva e respaldar as conclusões do revisor técnico de forma mais aprofundada.



Principais Tópicos

Uma das melhores formas de reduzir custos de viagens e eventos corporativos é estabelecer acordos de benefícios com fornecedores. No entanto, caso estes contratos sejam mal elaborados e/ou não cumpridos a empresa contratante pode sofrer grandes perdas financeiras.

Pensando em auxiliar empresas neste processo, a CTS Brasil oferece um serviço que visa realizar tais acordos, avaliar contratos já vigentes e garantir que os benefícios combinados sejam entregues.

Exemplos de serviços e fornecedores com os quais é possível obter acordos corporativos de benefícios:

Cias Aéreas
Rede Hoteleira
Locadora de Veículos
Seguro Viagem
Espaços de Eventos
Produtoras
Equipamentos

Na modalidade de precificação de serviços por fee, a receita proveniente de comissão e incentivos arrecadados dos fornecedores pela agência de viagens contratada deve ser repassada à empresa contratante. No entanto, na maioria das vezes, esta prática não ocorre e o cliente acaba sendo financeiramente lesado.

Para garantir que as agências de viagens cumpram os princípios básicos da precificação por fee, a CTS Brasil realiza uma avaliação técnica para identificar possíveis falhas no processo, bem para o ressarcimento de valores eventualmente não repassados.

Para garantir a conformidade dos serviços e itens contratados a CTS Brasil vai até o local do evento para analisar se o serviço entregue esta de acordo com o contratado, como por exemplo; Equipamentos, Medidas, Material utilizado, Quantidade de Staff, Quantidade de Convidados, Palestrantes, Alimentos e Bebidas, entre outros itens ajustados na revisão in loco. Desconformidade Média apurada in loco 38%.

Através das credenciais do cliente e contrato entre as partes, revisamos os parâmetros cadastros no Selfbooking, GDS, Portais, BSPLink e demais Integradores de hotelaria, Locação de veículos, Seguro Viagem, entre outros serviços habilitados.

O Acordo de Nível de Serviço ou SLA (service-level agreement) é um instrumento cada vez mais utilizado na área de gestão de viagens e eventos corporativos para garantir que as empresas contratadas cumpram os níveis de satisfação desejados.
A CTS Brasil apura a aplicação do SLA , considerando aspectos contratuais e previsão de penalidades por cada irregularidade identificada e comprovada, sempre considerando as metas estabelecidas na prestação de serviços contratados.

A CTS Brasil re-calcula a cobrança em qualquer modalidade de Precificação Fee contratada, como por exemplo, Transaction Fee, Management Fee, Flat Fee, Success Fee ou Mix Fee, certificando se a CONTRATANTE está pagando um FEE justo pela demanda interna em relação ao praticado pelo mercado. Na apuração, caso identificado, evidenciamos cobranças irregulares e revisamos se o retorno de comissão e incentivo arrecadado estão sendo devolvidos a CONTRATANTE em sua totalidade.

Um dos maiores desafios na gestão de viagens e eventos corporativos é controle de pagamentos a fornecedores, muitas vezes realizados em duplicidade ou sem as devidas informações gerenciais. A CTS Brasil realiza a conciliação de cobrança em qualquer meio de pagamento, inclusive retroativa, auxiliando empresas a eliminar erros e perdas financeiras.

Exemplos de meios de pagamento:

  • Cartão de Crédito Virtual;
  • Cartão Corporativo;
  • Faturamento;
  • Cash Card;
  • Pagamentos Antecipados.

Para empresas que trabalham com a modalidade Rebate, a CTS Brasil avalia se o retorno combinado está sendo cumprido e se a modalidade pode ser melhorada ou ainda alterada para outro modelo de precificação, visando um incremento de economia para a empresa contratante, além de maior transparência no processo.

O tempo para se processar um reembolso é muito lento e o processo extremamente burocrático, cansativo e quase impossível de ser acompanhado, o que resulta em perdas substanciais por parte da empresa contratante. Pensando em solucionar este problema, a CTS Brasil oferece este serviço que minimiza as perdas e recupera os créditos provenientes de bilhetes pagos e não utilizados, além de recuperar o reembolso que ainda está pendente de restituição. A CTS Brasil desenvolve mecanismos de cobrança que tornam o processo de reembolso transparente e mensurável, identificando o crédito pendente desde o início até sua restituição.

Perante a legislação brasileira, a empresa contratante é solidariamente responsável pelos serviços contratos. Sendo assim, caso o fornecedor de serviços não realize os recolhimentos fiscais e previdenciários devidos, a contratante pode responder solidariamente pela irregularidade praticada por seus fornecedores. A CTS Brasil identifica tais passivos e providencia a devida regularização junto aos órgãos competentes, evitando complicações e danos financeiros para os seus clientes.

O VAT (Value Added Tax) ou IVA (Imposto de Valor Agregado) é um imposto padrão que incide sobre bens e serviços adotado por todos os países membros da União Europeia, os quais têm procedimentos de devolução do mesmo para países estrangeiros. Quando cobrado sobre os serviços, poderá ser reembolsado se as despesas forem relacionadas com negócios, como gastos em viagens (hospedagem, alimentação, transporte, etc), projetos, cursos, feiras internacionais, entre outros.

Este sistema de devolução estrutura-se por diretrizes. O Brasil pertence à décima terceira diretriz, que determina que o país não pode reembolsar o VAT de países para os quais não oferece reciprocidade. Neste caso, esta oportunidade de reembolso é válida apenas para empresas estabelecidas no Brasil (nacionais ou estrangeiras), cujos acionistas/funcionários viajam a negócios para os países da União Europeia e para o Canadá. A maior parte das autoridades do VAT aceita quatro pedidos de reembolso por ano ou um pedido anual que depende do valor da solicitação, existindo um valor mínimo para ambas as alternativas..

A CTS Brasil oferece todo o suporte necessário para que os seus clientes se beneficiem desta oportunidade.



Cronograma de Referencia

Média R$ 10.000.000
Semanas
Auditoria 1 2 3 4 5 6
Identificar
Necessidades
           
Plano de Ação            
Acesso Contábil
Agência
           
Reconciliação            
Apresentação
dos Resultados
           
Implementação